Op papier kan een ERP-project tot in detail gepland zijn. Er zijn duidelijke deadlines, de verschillende fases zijn ingepland en ook testing, opleiding en go-live staan op de planning. Toch zegt zo’n planning op zichzelf nog weinig over hoe voorspelbaar het project werkelijk zal verlopen.

Een duidelijke planning is pas echt waardevol als ook de afspraken erachter helder zijn. Wat willen we in elke fase bereiken? Welke onderdelen vallen binnen de scope en welke niet? Wie hakt knopen door wanneer dat nodig is? En welke voorwaarden moeten vervuld zijn voordat het systeem live kan? Deze afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet wat er verwacht wordt en het project stap voor stap vooruit kan.

Bij ERP-implementaties werken we daarom met zes duidelijke stappen. Niet om het project onnodig strak te organiseren, maar om vooraf helderheid te creëren over keuzes, verwachtingen en verantwoordelijkheden.

Hoe vertaal je dat naar de praktijk? Hieronder bekijken we de zes stappen die helpen om uw ERP-project van begin tot go-live op koers te houden.

Een ERP-project begint niet bij de software, maar bij de vraag welk bedrijfsprobleem u wilt oplossen.

Tijdens een implementatie komen al snel verschillende wensen op tafel. Sales wil meer automatiseren, finance wil betere rapportering, operations wil minder manuele handelingen en management wil meer overzicht. Het zijn allemaal waardevolle doelstellingen, maar ergens moet u prioriteiten stellen.

Bepaal daarom vooraf waar u in de eerste fase echt het verschil wilt maken. Misschien wilt u dubbele administratie verminderen, orders sneller verwerken, voorraad beter opvolgen of verschillende losse systemen samenbrengen in één centrale werking.

Een duidelijk bedrijfsdoel geeft richting aan de keuzes die u tijdens het project maakt. Ontstaan er onderweg nieuwe wensen? Dan kunt u telkens teruggaan naar dezelfde vraag: helpt dit ons om het afgesproken doel van deze fase te bereiken?

Een ERP-systeem kan veel processen ondersteunen, maar dat betekent niet dat alles meteen bij de eerste go-live moet worden ingericht.

Tijdens een implementatie komen er namelijk vanzelf nieuwe ideeën en wensen bij. Een extra rapportering lijkt interessant, een afdeling wil nog een proces meenemen of er ontstaat behoefte aan een bijkomende koppeling. Elk verzoek op zich kan logisch zijn, maar samen maken ze de eerste fase steeds groter.

Bepaal daarom vooraf wat er wel en niet binnen de scope van de eerste fase valt. Welke processen en modules moeten klaar zijn voor de eerste go-live? Welke koppelingen zijn noodzakelijk? En wat kan zonder problemen naar een volgende fase worden verschoven?

Een sterke eerste versie hoeft niet alles te bevatten. Ze moet vooral de afgesproken processen betrouwbaar ondersteunen.

Door vooraf duidelijke keuzes te maken, blijft de implementatie beheersbaar en voorkomt u dat de go-live steeds verder opschuift door nieuwe wensen die onderweg aan het project worden toegevoegd.

Ook met een goede planning kan een ERP-project vertraging oplopen wanneer beslissingen blijven liggen.

Tijdens de implementatie zijn er verschillende momenten waarop uw organisatie input moet geven. Data moet worden aangeleverd, processen moeten worden bevestigd, testscenario’s moeten worden uitgevoerd en soms moet er een keuze worden gemaakt tussen verschillende werkwijzen.

Maak daarom vooraf duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wie neemt beslissingen over processen? Wie levert de nodige data aan? Wie valideert de inrichting? Wie voert de testen uit? En wie hakt de knoop door wanneer verschillende afdelingen een andere voorkeur hebben?

Zeker wanneer processen meerdere afdelingen raken, is die laatste rol belangrijk. Zonder duidelijke verantwoordelijke kan een discussie over één workflow gemakkelijk dagen of zelfs weken blijven liggen.

Goede ERP-consultancy gaat daarom niet alleen over de rol van de implementatiepartner. Ook binnen uw eigen organisatie moeten verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Zo weet iedereen wie waarvoor verantwoordelijk is en kunnen beslissingen tijdig worden genomen.

Een systeem kan tijdens een demo perfect werken en toch anders uitpakken zodra medewerkers ermee aan de slag gaan.

Tijdens een demo worden processen vaak voorgesteld aan de hand van eenvoudige voorbeelden. Eén klant, één product, één order en een duidelijke standaardflow. In de dagelijkse praktijk zijn er meestal heel wat meer uitzonderingen.

Werk daarom tijdens de implementatie zo snel mogelijk met echte situaties uit uw bedrijf. Denk aan bestaande klanten, producten, offertes, orders, projecten, prijslijsten en uitzonderingen waar medewerkers vandaag regelmatig mee te maken krijgen.

Zo wordt sneller duidelijk waar een proces nog niet helemaal aansluit op de dagelijkse werking.

Misschien heeft een bepaalde klant andere betalingsvoorwaarden. Misschien wordt een deel van een order rechtstreeks geleverd terwijl een ander deel uit voorraad komt. Of misschien vraagt een specifieke projectflow om een extra goedkeuring.

Hoe vroeger zulke situaties aan bod komen, hoe kleiner de kans dat ze pas tijdens de eerste werkdagen na de go-live naar boven komen. Zo kunt u bijsturen wanneer er nog ruimte is om dat rustig te doen.

Een afzonderlijke functie testen is niet hetzelfde als een volledig proces testen.

Een verkooporder kan correct worden aangemaakt, een voorraadbeweging kan werken en een factuur kan worden gegenereerd. Maar uiteindelijk moeten al die onderdelen ook samen één correcte flow vormen.

Test daarom niet alleen per module of per scherm, maar doorloop de volledige keten zoals medewerkers die na de go-live zullen gebruiken.

Denk bijvoorbeeld aan een proces van aanvraag naar offerte, bestelling, levering en factuur. Of aan een nieuw project dat loopt van urenregistratie tot oplevering en facturatie.

Door zo’n volledige flow te testen, komen vaak andere problemen aan het licht dan bij afzonderlijke functietests. Data kan bijvoorbeeld correct worden ingevoerd in de ene stap, maar later in het proces ontbreken. Of een uitzondering die binnen sales geen probleem vormt, kan gevolgen hebben voor finance of operations.

Een succesvolle test betekent daarom meer dan dat elke functie afzonderlijk werkt. De volledige bedrijfsflow moet van begin tot einde kloppen.

De go-live wordt vaak gezien als het eindpunt van een ERP-planning. In werkelijkheid begint dan een nieuwe, belangrijke fase.

Tot dat moment hebben medewerkers vooral getest in een gecontroleerde omgeving. Vanaf de go-live gebruiken ze het systeem voor het eerst in hun volledige dagelijkse werking. Dan komen vaak nog praktische vragen en onverwachte situaties naar boven.

Waar vinden medewerkers een bepaalde functie? Hoe pakken ze een uitzondering aan die tijdens de tests niet aan bod kwam? Of moet er nog een kleine instelling worden aangepast?

Voorzie daarom ook na de go-live ruimte voor ondersteuning en bijsturing. Bij Odone voorzien we bijvoorbeeld twee weken gratis hypercare. Zo kunnen vragen, kleine aanpassingen en opstartproblemen tijdens de eerste echte werkdagen snel worden opgevolgd.

Door die periode vooraf mee te nemen in de planning, wordt de go-live geen eindpunt, maar een onderdeel van de overgang naar de nieuwe manier van werken.

Zo gaat uw organisatie niet alleen technisch live, maar krijgt uw team ook de nodige ondersteuning om het nieuwe systeem vlot in de dagelijkse werking op te nemen.

Een voorspelbare ERP-implementatie draait daarom niet om een planning die tot op de dag nauwkeurig is ingevuld. Het gaat erom dat vooraf duidelijk is wat u wilt bereiken, wat wel en niet binnen de scope valt, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe u met de dagelijkse praktijk omgaat.

Door daar vanaf het begin duidelijke afspraken over te maken, verkleint u de kans op verrassingen en houdt u tijdens het traject beter zicht op de voortgang.

Een ERP-project zal altijd veranderen en onderweg zullen nieuwe vragen ontstaan. Met een duidelijke structuur en heldere verantwoordelijkheden kunt u daar flexibel mee omgaan, zonder dat elke nieuwe vraag meteen gevolgen heeft voor de volledige planning.

Heeft u plannen voor een ERP-implementatie of wilt u eens van gedachten wisselen over uw aanpak? Neem gerust contact op met Odone. We denken graag met u mee.