Een ERP-offerte kan er op het eerste gezicht duidelijk en doordacht uitzien. Veel pagina’s, een uitgebreide planning en een lange beschrijving van de aanpak geven al snel de indruk dat alles goed is vastgelegd. Maar dat is niet altijd zo.

Bij ERP-projecten loopt het vaak mis wanneer afspraken vooraf niet concreet genoeg zijn. Wat wordt precies opgeleverd? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat gebeurt er wanneer de scope verandert? En wanneer kunnen er extra kosten ontstaan?

Een goede ERP-offerte moet daarom vooral duidelijk zijn. Ze moet vooraf een realistisch beeld geven van wat u koopt, hoe het traject verloopt en wat er van beide partijen wordt verwacht. Let daarom zeker op deze vijf rode vlaggen.

Omschrijvingen zoals “processen optimaliseren”, “de werking digitaliseren” of “efficiëntere workflows creëren” klinken goed, maar zeggen weinig over het concrete eindresultaat. U wilt vooraf weten wat u binnen het project precies mag verwachten.

Een duidelijke offerte benoemt daarom welke processen worden ingericht, welke modules deel uitmaken van de implementatie en welke koppelingen of rapporteringen worden voorzien. Ook datamigratie en onderdelen die expliciet buiten de scope vallen, moeten duidelijk worden omschreven.

Dat betekent niet dat elk detail vooraf moet vastliggen. Wel moet duidelijk zijn waar de afgesproken prijs precies betrekking op heeft en wat u aan het einde van het project mag verwachten.

Veel ERP-offertes bevatten fases zoals analyse, configuratie, testing, opleiding en go-live. Dat geeft structuur, maar het wordt pas een echte planning wanneer ook duidelijk is wanneer een fase afgerond is en wat daarvoor nodig is.

Denk bijvoorbeeld aan het moment waarop de scope wordt bevestigd, wanneer data moet worden aangeleverd, wanneer gebruikers kunnen testen en wanneer beslist wordt of het systeem klaar is voor go-live. Zulke mijlpalen maken het eenvoudiger om de voortgang op te volgen.

Met duidelijke mijlpalen weet u op elk moment waar het project staat en wat er nog moet gebeuren. Zo wordt het ook sneller duidelijk wanneer iets vertraging oploopt.

Een ERP-implementatie wordt niet alleen uitgevoerd door de implementatiepartner. Ook binnen uw eigen organisatie zijn mensen nodig die informatie aanleveren, processen beoordelen, testen uitvoeren en keuzes maken.

Daarom moet vooraf duidelijk zijn wie welke rol opneemt. Wie levert de nodige data aan? Wie valideert de processen? Wie voert de testen uit? En wie mag beslissen wanneer verschillende afdelingen een andere voorkeur hebben?

Vooral dat laatste is belangrijk. ERP raakt vaak sales, operations, finance en management tegelijk. Zonder een duidelijke interne verantwoordelijke kunnen beslissingen blijven liggen of tijdens het project telkens opnieuw besproken worden.

Dat er tijdens een ERP-project nieuwe inzichten ontstaan, is normaal. Tijdens het testen kan bijvoorbeeld blijken dat een bepaalde flow anders moet werken of dat een proces complexer is dan vooraf gedacht.

Het probleem ontstaat wanneer niet duidelijk is wat zo’n wijziging betekent voor de prijs. Als bijna iedere aanpassing buiten de scope kan vallen, geeft de initiële offerte weinig zekerheid over het uiteindelijke budget.

Controleer daarom hoe meerwerk wordt behandeld. Het moet duidelijk zijn welke wijzigingen nog binnen de afgesproken scope vallen, wanneer iets bijkomend wordt aangerekend en hoe die extra kost wordt bepaald. Ook de impact op de timing moet worden besproken voordat bijkomend werk wordt uitgevoerd.

Flexibiliteit blijft belangrijk tijdens een implementatie, maar die werkt alleen wanneer vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt over hoe met wijzigingen wordt omgegaan.

Tijdens het verkoopproces spreekt u misschien met een ervaren consultant, projectleider of oprichter. Dat betekent niet automatisch dat diezelfde persoon ook betrokken blijft zodra het project van start gaat.

Vraag daarom voor de ondertekening wie het project zal leiden, wie de praktische uitvoering opneemt en wie uw vaste aanspreekpunt wordt. Het is ook belangrijk om te weten wie betrokken blijft bij belangrijke beslissingen en wie ondersteuning biedt wanneer het systeem live staat.

Een ERP-implementatie draait namelijk niet alleen om software. Het projectteam moet uw processen begrijpen, de juiste vragen stellen en beslissingen kunnen vertalen naar een systeem dat in de praktijk werkt. Wie het traject uitvoert, maakt dus een groot verschil.

Geen enkele ERP-implementatie kan tot op het kleinste detail voorspeld worden. Tijdens het traject ontstaan nieuwe inzichten en soms moeten bepaalde keuzes worden aangepast. Dat hoort bij een project waarin verschillende processen en afdelingen samenkomen.

Wat wel vooraf duidelijk moet zijn, is binnen welk kader die veranderingen gebeuren. U moet weten wat er wordt opgeleverd, welke input van uw organisatie nodig is, wie beslissingen neemt en hoe wijzigingen invloed hebben op budget en timing.

Zo blijft er voldoende ruimte om tijdens het project bij te sturen. Tegelijk voorkomt u dat elke wijziging meteen aanleiding geeft tot discussie over de oorspronkelijke afspraken.

Wanneer u ERP-offertes vergelijkt, kijkt u waarschijnlijk eerst naar de prijs, de functionaliteiten en de timing. Maar minstens even belangrijk is wat er precies is afgesproken over de scope, de verantwoordelijkheden en eventuele wijzigingen tijdens het project.

Hoe duidelijker die afspraken vooraf zijn, hoe kleiner de kans op onverwachte kosten, vertragingen of discussies tijdens de implementatie. Een goede offerte geeft dus niet alleen aan wat het project kost, maar ook hoe het traject wordt aangepakt en wat u onderweg mag verwachten.

Bij Odone werken we daarom met een duidelijke scope en een vaste projectprijs. Zo weet u vooraf wat binnen het project valt en komt u tijdens de implementatie niet voor onverwachte budgetten te staan. Wilt u weten hoe we dat aanpakken? Neem gerust contact met ons op voor een kennismaking